MANUALS.
Vocalink-teamの社内規程・業務マニュアルをまとめて確認できます。
運営マニュアル
規程は守るべきルール、マニュアルは実際の業務手順として整理しています。電子取引データの保存ルールはVT-ACC-001を基準とし、各業務マニュアルから参照します。
文書一覧
電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程
第1条（目的）
電子取引に係る取引情報を適正に保存し、正当な理由のない訂正又は削除を防止する。
第2条（適用範囲）
代表者、運営メンバー、業務委託者その他電子取引データを取り扱う者に適用する。
第3条（保存基準）
電子メール、クラウド、Webサービス等で授受する見積書、注文書、契約書、納品書、請求書、領収書その他の取引情報を対象とし、指定Google Driveへ保存する。
第4条（保存方法）
Vocalink-team
└─ 電子取引データ
└─ 年度
└─ 案件番号_取引先名_案件名
├─ 見積書
├─ 契約書
├─ 納品書
├─ 請求書
├─ 領収書
└─ その他ファイル名は YYYY-MM-DD_取引先名_取引金額_書類種別.拡張子 を原則とする。
第5条（訂正・削除）
正当な理由のない訂正、上書き、改変又は削除を禁止する。必要な場合は管理責任者へ報告し、理由等を記録する。
第6条（検索・保存期間）
取引年月日、取引先、取引金額等から確認できる状態を維持する。保存期間は関係法令により定められる期間を基本とし、より長い期間が必要な場合はその期間を優先する。
第7条（アクセス・事故）
アクセス権限を必要な範囲に限定し、紛失、誤削除、不正アクセス、情報漏えい等は管理責任者へ報告する。
本規程は2026年09月12日から施行する。
経理・会計事務マニュアル
第1条（基本）
取引の事実、金額、日付、証憑を正確に記録し、私的支出と事業支出を区分する。
第2条（収入・支出）
売上、請求、入金、支出、支払、未収、未払等を記録し、必要な証憑を確認する。
第3条（案件連携）
顧客、案件、見積、契約、請求等を可能な範囲で関連付ける。
第4条（電子証憑）
電子的に受領又は交付した証憑はVT-ACC-001に従って保存する。
第5条（月次・税務）
月次で売上、入金、支出、未収、未払、残高、請求漏れ、支払漏れ等を確認する。税務処理は関係法令に従う。
見積・請求事務マニュアル
1. 見積
顧客、案件、作業内容、数量、単価、金額、税額、合計、有効期限、支払条件を確認し、見積番号を付与する。
2. 請求
請求条件を満たしたら請求書を発行し、請求先、内容、金額、税額、支払期限、振込先を確認する。
3. 送付・入金
送付先と添付を確認して送信し、入金後に入金日・金額を記録する。期限超過時は確認・報告する。
4. 保存・訂正
電子取引データの保存と訂正・削除はVT-ACC-001に従う。
支払い・経費管理マニュアル
1. 基本フロー
支出予定 → 申請 → 確認・承認 → 支払い → 記録 → 証憑確認
2. 対象
サーバー・ドメイン、ソフトウェア、制作費、外注・業務委託費、広告費、備品、交通費その他業務上必要な支出を対象とする。
3. 証憑・立替
領収書、請求書、利用明細、注文確認、契約書、銀行振込記録等を確認する。立替は申請・確認・承認・精算を行う。
4. 二重支払・月次
支払前に請求番号、対象期間、支払済みかを確認し、月次で未払・立替・定期支払等を確認する。
電子取引データの保存はVT-ACC-001を参照する。
契約管理事務処理規程
第1条（目的）
Vocalink-teamが締結する契約について、内容を正確に把握し、適切な承認・締結・履行管理・更新・終了を行う。
第2条（適用範囲）
代表者、運営メンバーその他契約業務に関与する者に適用する。
第3条（基本原則）
- 締結前に相手方、目的、金額、期間及び重要条件を確認する。
- 権限を有する者が締結する。
- 契約変更・更新・終了を記録する。
- 契約書等の電子データはVT-ACC-001に従う。
第4条（契約の起案）
契約の目的、相手方、契約種別、期間、金額、支払条件、担当者、関連案件等を整理し、契約管理システムへ登録する。
第5条（契約内容の確認）
契約期間・更新条件、報酬・支払条件、納品・検収、秘密保持・個人情報、著作権・知的財産権、損害賠償、解除・解約条件その他重要事項を確認する。
第6条（法務確認）
重要な契約、金額が大きい契約、権利義務に大きな影響を及ぼす契約等は、管理責任者が確認し、必要に応じて専門家へ相談する。
第7条（承認）
契約締結前に必要な承認を受ける。承認者はVocalink-teamの権限体系及び個別の承認ルールに従う。
第8条（契約番号）
契約には契約番号を付与し、契約管理システム、関連案件、見積書及び請求書等との紐付けに利用する。
第9条（締結）
双方の合意が確認できる方法により締結する。電子契約の場合はサービス名及び締結日時等を確認できる状態にする。
第10条（印紙税等）
紙の契約書等について印紙税等が関係する場合は、契約内容に応じて必要な確認を行い、判断が難しい場合は専門家又は関係機関へ確認する。
第11条（保存）
契約書、電子契約データ、契約成立を確認できる記録その他の関連資料を適切に保存する。電子取引データはVT-ACC-001に従う。
第12条（契約管理システム）
契約番号、契約名、契約種別、相手方、開始日、終了日、金額、更新条件、担当者、契約書URL、状態及び履歴等を管理する。
第13条（アクセス管理）
契約情報へのアクセスは業務上必要な範囲に限定し、機密性の高い契約情報を不要な者へ共有しない。
第14条（契約変更）
変更内容、変更理由、変更日及び関係者を確認し、必要に応じて変更契約書等を作成する。変更履歴を記録する。
第15条（更新管理）
契約終了日及び更新通知期限を管理し、更新が必要な契約は期限前に担当者及び管理責任者へ確認する。自動更新契約も更新条件を確認する。
第16条（終了・解約）
終了日、解約理由、相手方への通知、未払・未収、返却物、アカウント停止その他必要な処理を確認し、契約管理システムへ記録する。
第17条（関連業務との連携）
契約は可能な範囲で顧客、営業案件、見積書、制作案件及び請求書と紐付け、契約条件と請求内容に相違がないか確認する。
第18条（契約履行）
契約期間中は、期限、納品、支払、更新条件その他重要な義務の履行状況を確認する。
第19条（事故・不正）
契約書の紛失、誤共有、誤削除、不正アクセス、情報漏えい等を発見した場合は速やかに管理責任者へ報告する。無断締結、無断変更、無断削除・改変を禁止する。
第20条（管理責任者）
契約管理の最終的な管理責任者はVocalink-team代表とする。
第21条（見直し）
法令、事業内容、契約管理方法又はシステムに変更が生じた場合は、本規程を見直す。
附則
本規程は2026年09月14日から施行する。第1.0版として制定する。